Aanlevering en eerste beoordeling
Documentatie kan in hoofdlijnen worden voorgelegd voor een eerste beoordeling van aard, geschiktheid en mogelijke aanpak. Op basis van de aangeleverde stukken wordt beoordeeld of het vraagstuk zich in beginsel leent voor analyse en welke vervolgstap passend is.
Welke documentatie relevant kan zijn
Welke stukken nodig zijn, verschilt per vraagstuk. Afhankelijk van de aard van de beoordeling kan onder meer worden gedacht aan:
• statuten en oprichtingsdocumenten
• overeenkomsten, bijlagen en addenda
• mandaten en bevoegdhedenregelingen
• besluiten, notulen en bestuurlijke vastlegging
• governance- of structuurdocumenten
• financiële afspraken en andere relevante documentatie
Beoordeling na aanlevering
Na ontvangst worden de stukken in samenhang beoordeeld om vast te stellen of en in welke vorm nadere analyse aangewezen is. Daarbij wordt gekeken naar de aard van het vraagstuk, de volledigheid van de documentatie en de formele structuur die uit de stukken naar voren komt.
In deze fase wordt nog niet uitgegaan van toelichtingen of interpretaties achteraf, maar van de documentatie zoals die is aangeleverd en beoordeeld kan worden.
Eventuele vervolgstap
Indien verdere analyse passend is, wordt bepaald welke aanvullende documentatie nodig is en op welk onderdeel of welke samenhang de beoordeling zich verder zal richten.
Niet ieder vraagstuk leidt tot eenzelfde vervolg. In sommige gevallen volstaat een beoordeling in hoofdlijnen. In andere gevallen is nadere analyse van specifieke documenten, rollen, besluitlijnen of formele verhoudingen aangewezen.
Gerichte en zorgvuldige behandeling
De behandeling van documentatie vindt plaats met zorgvuldigheid en met oog voor de aard van het vraagstuk. Alleen stukken die relevant zijn voor de beoordeling van de formele structuur worden in de analyse betrokken.
De aanlevering van documentatie betekent niet automatisch dat een opdracht tot nadere analyse tot stand komt. Eerst wordt beoordeeld of het vraagstuk, de documentatie en de afbakening zich daarvoor in beginsel lenen.